اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد
اتوماسیون اداری چیست؟
یه لحظه دو تا مجموعه رو تصور کنین؛ تو یکیشون همه‌ی کارهای اداری با دست انجام می‌شه، ولی تو اون یکی همه‌ی کارها خودکار و با یه سیستم کامپیوتری انجام می‌شه.
تو مجموعه اول، کارمندها خیلی وقتشون رو برای وارد کردن اطلاعات و مرتب کردن کاغذها می‌ذارن. ولی تو مجموعه دوم، اطلاعات خودشون و بدون اینکه کسی دستی واردشون کنه، ثبت و ذخیره می‌شن، و ارتباط بین کارمندها خیلی بهتر و سریع‌تر انجام می‌شه.
اتوماسیون اداری یعنی استفاده از نرم‌افزارهایی که آنلاین کار می‌کنن، تا خیلی از کارهای دفتری رو خودکار و آسون‌تر کنیم. این کار نه تنها باعث می‌شه کارها سریع‌تر و درست‌تر انجام بشن، بلکه دیگه لازم نیست آدما خیلی کارها رو دستی انجام بدن و اشتباهات هم کمتر می‌شن. از نوشتن و وارد کردن اطلاعات گرفته تا مرتب کردن سندها، ارتباطات، برنامه‌ریزی جلسه، پیگیری کارها، حسابداری و حتی ارتباط با مشتری‌ها، اتوماسیون اداری همه‌ی این کارها رو شامل می‌شه.
اتوماسیون اداری مدل‌های مختلفی داره، از سیستم‌هایی که سندها رو درست می‌کنن تا سیستم‌هایی که ارتباطات و کارمندها رو مدیریت می‌کنن. بعضی از این سیستم‌ها بیشتر روی کم کردن کارهای دستی تمرکز دارن، در حالی که بعضی دیگه سعی می‌کنن همه‌ی کارها رو به هم وصل کنن و تصمیم‌گیری رو بهتر کنن. به خاطر همین نقش مهم، تو این نوشته می‌خوایم انواع اتوماسیون اداری و تاثیری که روی بهتر شدن کارایی اداره‌ها دارن رو بررسی کنیم.
انواع روش‌های اتوماسیون اداری
همونطور که اول نوشته گفتیم، اتوماسیون اداری دیگه یکی از چیزهای خیلی مهم شده برای اینکه کارایی بهتر بشه، اشتباهات کم بشن و کارها سریع‌تر انجام بشن. این فناوری از راه‌های مختلفی استفاده می‌کنه تا کارهای اداری رو آسون‌تر کنه، و هر کدوم یه نقشی تو بهتر کردن کار اداره‌ها دارن. انواع روش‌های اتوماسیون اداری اینا هستن:
۱. انتشار الکترونیکی
انتشار الکترونیکی یکی از معمول‌ترین و مهم‌ترین شکل‌های اتوماسیون اداریه که با اومدن کامپیوترها خیلی تغییر کرده. این روش شامل ابزارهایی مثل نرم‌افزارهای نوشتن و چاپ متن هست که به ما امکان درست کردن، ویرایش و مدیریت محتوای دیجیتال رو می‌دن.
مثلاً، Microsoft Word یکی از پرکاربردترین این ابزارهاست که تو مجموعه‌ی نرم‌افزاری Office 365 هم هست. علاوه بر این، سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS) مثل WordPress به کاربرها اجازه می‌دن بدون اینکه خیلی تخصصی بلد باشن، محتوای دیجیتالشون رو مدیریت و منتشر کنن.
۲. ابزارهای ارتباط و همکاری الکترونیکی
ارتباط واضح و بدون وقفه یکی از چیزهای خیلی مهم تو هر اداره‌ایه. خیلی از کسب‌وکارها دارن به سمت کار کردن از راه دور می‌رن، و همین باعث شده نیاز به ابزارهای ارتباطی خودکار بیشتر بشه.
با استفاده از اتوماسیون ارتباطات، اداره‌ها می‌تونن کارهای تکراری مثل درخواست تاییدیه، فرستادن یادآوری و پیگیری رو خودکار کنن. مثلاً، ابزارهایی مثل Zoom و Microsoft Teams برای کنفرانس‌های ویدیویی، و Slack برای همکاری تیمی، نقش مهمی تو ارتباطات اداری دارن. همچنین، نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (نرم افزار BPMS) امکان بهتر کردن روند کار رو فراهم می‌کنن و جلوی گیر کردن کارها رو می‌گیرن.
یه مثال خوب از این فناوری، خودکار کردن فرآیند تاییدیه گرفتنه. به جای فرستادن ایمیل‌های زیاد یا زنگ زدن‌های مداوم برای امضا گرفتن، کارمندها می‌تونن درخواست‌هاشون رو به صورت دیجیتالی بفرستن. این درخواست‌ها خودشون به مسئول مربوطه فرستاده می‌شن و وضعیتشون همیشه قابل پیگیریه.
۳. پردازش تصویر و مدیریت اسناد
مرتب کردن درست سندها یکی از مشکلات اصلی اداره‌هاییه که هنوز از کاغذ استفاده می‌کنن. این وابستگی باعث زیاد شدن هزینه‌ها، کم شدن سرعت کار و بیشتر شدن احتمال اشتباهات انسانی می‌شه. با استفاده از اتوماسیون مدیریت اسناد، اداره‌ها می‌تونن سندهاشون رو به صورت دیجیتالی ذخیره، پیدا و مدیریت کنن.
یکی از فناوری‌های کلیدی تو این زمینه، سیستم‌های مدیریت گردش کار اسناد (Document Workflow Management Systems) هست که امکان بایگانی و دسترسی سریع به اطلاعات رو فراهم می‌کنه. این سیستم‌ها نه تنها کارایی رو بیشتر می‌کنن، بلکه با درست کردن سابقه و گزارش‌های دقیق، امنیت اطلاعات و رعایت قوانین رو هم بهتر می‌کنن.
۴. مدیریت و خودکارسازی جریان کار
مدیریت وظایف و روند کار یکی دیگه از بخش‌های مهم اتوماسیون اداریه که مستقیماً روی سرعت کار اداره تاثیر داره. ابزارهای جریان کار و مدیریت وظایف به اداره‌ها این امکان رو می‌دن که وظایف رو هوشمندانه تقسیم کنن، پیشرفت پروژه‌ها رو دنبال کنن و کارکرد کارمندها رو ارزیابی کنن.
یکی از پیشرفته‌ترین راه‌حل‌ها تو این زمینه، سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) هست که امکان بهتر کردن فرآیندهای داخلی اداره رو فراهم می‌کنه. با استفاده از این فناوری، شرکت‌ها می‌تونن کارهای تکراری رو کم کنن و کارهای دستی رو با اتوماسیون جایگزین کنن.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس کاربردها
یه دسته‌بندی دیگه از انواع اتوماسیون اداری، بر اساس کاری که انجام می‌دن هست که تو این بخش توضیح می‌دیم:
۱. اتوماسیون مکاتبات اداری
این نوع اتوماسیون به آسون‌تر و خودکار کردن فرآیندهای ارتباطی داخل و بیرون اداره کمک می‌کنه. ابزارهایی مثل مدیریت ایمیل، فکس، تماس‌های تلفنی و سیستم‌های پیام‌رسان داخلی از جمله امکانات این سیستم‌ها هستن. با استفاده از این ابزار، اداره‌ها می‌تونن ارتباطاتشون رو بهتر کنن و از تلف شدن وقت جلوگیری کنن.
۳. اتوماسیون مستندات
مدیریت مستندات و سندها یکی از مشکلات بزرگ تو اداره‌هاست. اتوماسیون مستندات با دیجیتالی کردن و خودکار کردن فرآیندهای مربوط به سندها، امکان ذخیره، پیدا کردن و به اشتراک گذاشتن آسون‌تر اون‌ها رو فراهم می‌کنه. این سیستم‌ها با کم کردن نیاز به کاغذبازی و بیشتر کردن دسترسی‌پذیری، کارایی رو بهتر می‌کنن.
۴. اتوماسیون منابع انسانی
از مهم‌ترین کارهای اتوماسیون منابع انسانی، می‌شه به خودکار کردن فرآیندهای مدیریت کارمندها اشاره کرد. کارهایی مثل پیگیری رفت و آمد، مدیریت حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد و استخدام با استفاده از این ابزارها آسون‌تر و بهتر انجام می‌شن.
۵. اتوماسیون مالی
اتوماسیون مالی یعنی انجام فرآیندهای مالی به صورت خودکار. سیستم اتوماسیون مالی کارهایی مثل صادر کردن فاکتور، پرداخت حقوق و دستمزد، حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، گزارش دادن مالی و بودجه‌بندی رو آسون‌تر می‌کنه. هدف اصلی این سیستم کم کردن کارهای دستی، بیشتر کردن دقت و بهتر کردن سرعت و کارایی کارهای مالیه.
استفاده از سیستم اتوماسیون مالی به کسب‌وکارها کمک می‌کنه تا فرآیندهای مالی رو بدون اشتباه مدیریت کنن و به قوانین مالی پایبند باشن.
۶. اتوماسیون بازاریابی
اتوماسیون بازاریابی به اداره‌ها امکان می‌ده تا فرآیندهای بازاریابی خودشون رو با استفاده از فناوری‌های هوشمند به صورت خودکار مدیریت کنن. سیستم اتوماسیون بازاریابی شامل فرستادن پیام‌های هدفمند از طریق ایمیل، وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی و پیامک هست. سیستم‌های اتوماسیون بازاریابی بر اساس دستورالعمل‌های از پیش تعیین‌شده، پیام‌های تبلیغاتی رو به مشتری‌ها می‌فرستن و ارتباطات بازاریابی رو بهتر می‌کنن. با کم کردن کارهای تکراری، این ابزارها کارمندها رو از انجام کارهای دستی بی‌نیاز می‌کنن و دقت انجام کمپین‌های بازاریابی رو بیشتر می‌کنن.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس اینکه چطوری نصب و استفاده می‌ش
برای اینکه یه سیستم اتوماسیون اداری رو راه بندازیم، چند تا مدل مختلف داریم که هر کدوم رو اینجا توضیح می‌دیم:
۱. اتوماسیون اداری روی کامپیوترهای خود سازمان
تو این مدل، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری رو روی کامپیوترهای اصلی خود اداره نصب می‌کنن. مدیرهای IT سازمان مسئول نگهداری، به‌روزرسانی و امنیت این سیستم‌ها هستن. این روش به سازمان‌ها این امکان رو می‌ده که کاملاً روی اطلاعات و کارهاشون کنترل داشته باشن، ولی پول زیادی برای خرید اولیه‌ش می‌خواد و به آدم‌های متخصص فنی هم نیاز داره.
۲. اتوماسیون اداری تحت وب
این سیستم‌ها روی اینترنت کار می‌کنن و کاربرها می‌تونن از طریق مرورگرهای اینترنتی بهشون دسترسی داشته باشن. نصب و نگهداری این سیستم‌ها آسون‌تره و به‌روزرسانی‌ها معمولاً به صورت مرکزی انجام می‌شن. با این حال، سازمان‌ها باید خیلی به مسائل امنیتی و حفظ حریم خصوصی اطلاعاتشون توجه کنن.
۳. اتوماسیون اداری ابری
تو این مدل، نرم‌افزارها و اطلاعات اتوماسیون اداری تو فضای ابری (مثل یه سرور خیلی بزرگ اینترنتی) ذخیره و مدیریت می‌شن. این روش خوبی‌هایی مثل کم شدن هزینه‌های خرید سخت‌افزار، امکان بزرگ و کوچیک شدن راحت سیستم و دسترسی آسون از هر جا و هر دستگاهی رو داره. با این وجود، سازمان‌ها باید مطمئن بشن که شرکتی که این خدمات ابری رو ارائه می‌ده، استانداردهای امنیتی و حفظ حریم خصوصی مورد نظرشون رو رعایت می‌کنه.
۴. اتوماسیون اداری ترکیبی (Hybrid)
مدل Hybrid، ترکیبی از سه مدل بالاست. مثلاً، ممکنه بعضی از سیستم‌ها و اطلاعات روی کامپیوترهای خود اداره باشن و بعضی دیگه تو فضای ابری باشن. این روش به سازمان‌ها انعطاف‌پذیری بیشتری می‌ده تا بر اساس نیازهای خاص خودشون، منابع رو مدیریت کنن.
