پلمپ دفاتر تجاری به چه معنا است؟
همه شرکت ها و اشخاص حقیقی و حقوقی برای نگهداری و اظهار هزینه ها و درآمدهای روزانه، هفتگی ماهیانه خود نیاز به دفاتر رسمی هستند که این دفاتر به صورت دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه یا ایندکس هستند.
طبق ماده ۶ قانون تجارت، همه اشخاص حقیقی و حقوقی بعد از ثبت شرکت خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند. یعنی بعد از اینکه شرکت به ثبت رسید باید یک سری دفاتر تهیه نماید.
این دفاتر قبل از اینکه در آنها مطلبی نوشته شود باید به وسیله نماینده های اداره ثبت پلمپ شوند. پلمپ دفاتر یکی از مهمترین موضوعاتی است که با نزدیک شدن به آخر سال باید در نظر داشت.
چرا که اگر این دفاتر تجاری (قانونی) پلمپ نشوند، شرکت شما جریمه مالیاتی می شود.
انواع دفاتر قانونی
همانطور که اشاره شد، انواع دفاتر تجاری و قانونی که باید پلمپ شوند شامل چهار مورد هستند که به اختصار درباره آنها توضیح می دهیم:
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر دارایی
- دفتر کپیه
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه دفتری است که در آن ریز هزینه ها به صورت روزانه وارد می شود. در واقع، دفتر روزنامه دفتری است که شرکت باید به صورت روزانه همه فعالیت های مالی خود را در آن وارد نماید که این فعالیت ها شامل مواردی از جمله میزان مطالبات، دیون، معاملات تجاری و به طور کلی همه فعالیت های مالی و حتی مبالغی را که برای مخارج شخصی برداشت شده است می باشد.
یعنی این دفتر با توجه به حساب سود و زیان ها مشخص می کند که این شرکت در طول روز چه میزان درآمد کسب کرده است.
دفتر کل چیست؟
دفتر کل دفتری است که درآن هزینه های موجود در دفتر روزنامه به صورت هفتگی جمع بندی شده و در آن وارد می شود.
دفتر کل، دفتری است که شرکت باید همه معاملات تجاری خود را هر هفته از دفتر روزنامه استخراج کرده و انواع مختلف آن را در صفحه مخصوص خود به طور خلاصه ثبت کند. در واقع دفتر کل مانند دفتر روزنامه است با این تفاوت که به جای ثبت روزانه موارد تجاری، باید آنها را به صورت هفتگی در این دفتر ثبت نمود.
دفتر دارایی
دفتر دارایی دفتری است که شرکت باید به شکل سالیانه در آن لیست کامل از تمام دارایی های منقول و غیرمنقول خود و نیز مطالبات و دیون سال گذشته خود را با ذکر جزییات ثبت کرده و امضا نماید، که این کار حداکثر باید تا نیمه فروردین سال بعد انجام شود.
دفتر کپیه
دفتر کپیه ، دفتری است که شرکت همه نامه های ارسالی و دریافتی، تلفکس و فاکتورهای خود را در آن ثبت می نماید. که این دفتر هم بر اساس ماده 11 و 12 قانون تجارت اید از طرف اداره ثبت پلمپ شود.
این دفاتر به این دلیل یه دفاتر پلمپ معروف شده اند که باید تمام صفحات آنها توسط اداره مالیات و اداره ثبت شرکت ها پلمپ شود.
حتی اگر شرکتی هیچ گونه فعالیتی هم نداشته باشد، باز هم برای اعلام کردن عدم فعالیت خود به دارایی، باید دفاتر پلمپ سفید خود را به دارایی تحویل دهد.
چه افرادی مشمول پلمپ دفاتر قانونی هستند؟
- همه اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکتها ثبت شده اند .
- همه اشخاص حقیقی که دارای کسب وکار هستند و درآمد آنها از سال 91 به بعد بیش از یک و نیم میلیارد بوده است از جمله پزشکان و وکلا.
- اشخاصی که مجموع فروش آنها و یا ده برابر درآمد آنها از سال ۹۱ به بعد بیش از سه میلیارد تومان بوده است.
- انجمن ها و اتحادیه های صنفی
- افرادی که کارت بازرگانی دارند و صادر کننده یا وارد کننده هستند
- صاحبان کارخانجات و واحدهای تولیدی که دارای جواز تأسیس و پروانه هستند
- افرادی که صاحب هتلهای سه ستاره و بیشتر از آن هستند
- افرادی که صاحب بیمارستان و یا کلینیک های تخصصی هستند
- صرافی ها
- فروشگاه های زنجیره ای
دفاتری که پلمپ می شوند چه ویژگی هایی باید داشته باشند؟
صفحات دفتر روزنامه و دفتر کل باید دارای شماره گذاری ترتیبی بوده و نخ کشی شده باشد. که کلیه صفحات این دفاتر شمارش می شود و در هر صفحه مهر مخصوص زده می شود.
دو طرف این دفاتر هم با مهر سربی پلمپ می شود. البته بنابر ماده 10 از قانون تجارت، پلمپ دفتر کپیه اجباری نیست. مخدوش نمودن صفحات دفاتر پلمپ و باقی گذاشتن صفحات سفید بیش از اندازه ممنوع است.
هر شرکتی باید این دفاتر را حداقل تا ده سال نزد خود سالم نگه دارد.
چرا باید دفاتر را پلمپ کرد؟
دفاتر پلمپ از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند. برای جلوگیری از تقلب هم پیش بینی هایی در این دفاتر انجام شده است تا شرکت نتواند بعداٌ ارقامی را در این دفاتر اضافه کند.
بنابراین دفاتر روزنامه، دفتر کل و دفتر دارایی و هر دفتری که داشتن آن الزامی است، باید قبل از نوشتن مطالب در آن، به وسیله اداره ثبت ، پلمپ شود.
دفاتر پلمپ چه کارایی برای شرکت ها دارند؟
شاید این سوال به ذهن شما رسیده باشد که دفاتر پلمپ چه کاربردی برای شرکتها دارند؟
- یکی از مواردی که لازم است دفاتر، پلمپ شوند ارائه اظهارنامه مالیاتی است. اگر این دفاتر ارائه نشوند شرکت جریمه های سنگین مالیاتی خواهد شد. حتی شرکت های کوچک که چند سال این دفاتر را ارائه نکرده اند، با جریمه های سنگین مواجه شده و ورشکست شده اند.
- برای دریافت کارت بازرگانی برای صادرات و واردات به دفاتر پلمپ نیاز است.
دلایل رد شدن دفاتر پلمپ شده و تایید نشدن آنها
بعضی اشتباهات سبب می شود که دفاتر پلمپ شده تایید نشوند که باید دقت کنید چنین اشتباهاتی برای شرکت شما رخ ندهد، از جمله :
- استفاده کردن از دفاتر پلمپ سال های قبل : در صورتی که چنین اشتباهی رخ دهد، دفاتر پلمپ شما بلافاصله رد شده و همه زحمات شما هدر می رود.
- ثبت اطلاعات نادرست : ثبت اطلاعات غلط و غیرواقعی در رابطه با اعضای شرکت و یا حساب های مالی از سایر مواردی است که باعث رد شدن دفاتر پلمپ شما می شود.
- ثبت نکردن فعالیت های شعبه های دیگر شرکت : اگر شرکت شما شعبه و یا نمایندگی دیگری دارد، باید اطلاعات آن را نیز در دفاتر خود وارد کنید.
- صفحات بیش از حد سفید رها شده و یا سفید گذاشتن همه صفحات: سعی کنید تا حد امکان صفحات را سفید باقی نگذارید چون اداره ثبت شرکتها به این مساله است و ممکن است دفاتر شما را رد کند.
- تراشیدن و مخدوش کردن نوشته ها : پاک کردن و یا از بین بردن نوشته های در دفاتر پلمپ می تواند سبب رد شدن دفاتر شما شود.
- شکسته شده پلمپ دفتر: در صورتی که بند پلمپ پاره شده باشد و یا تعداد صفحات آن کم باشد یا پاره شده باشد، این دفاتر رد خواهند شد، پس باید در حفظ و نگهداری آنها کوشش کنید.
مدارک مورد نیاز برای گرفتن پلمپ دفاتر توسط اشخاص حقیقی
- کپی کارت ملی متقاضی
- کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
مدارک مورد نیاز برای گرفتن پلمپ دفاتر توسط اشخاص حقوقی
- کپی کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
- کپی روزنامه تاسیس شرکت
- کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی
- وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده اند.
